Phần mềm quản lý quán nhậu: cần gì và chọn thế nào?

Phần mềm quản lý quán nhậu tốt là phần mềm ghi được mọi lượt gọi thêm của từng bàn, đẩy món xuống bếp ngay khi khách gọi, và tính tiền cuối buổi không sót một lon bia. Quán nhậu khác quán ăn ở chỗ một bàn có thể gọi năm, bảy lượt trong ba tiếng, và phần lớn tiền thất thoát nằm ở những lượt gọi thêm ghi miệng.

Bài này liệt kê những chỗ quán nhậu hay mất tiền, sáu việc phần mềm bắt buộc phải làm được, cách chọn theo quy mô quán, và nói rõ những việc iMenu chưa làm được để anh chị cân nhắc.

Quán nhậu thất thoát ở đâu?

Nhìn vào một tối đông khách bình thường, tiền thường rơi ở năm chỗ:

• Gọi thêm ghi miệng. "Em ơi thêm 5 lon", "thêm dĩa đậu". Nhân viên nhớ, bếp hoặc quầy bia mang ra, nhưng không ai ghi vào phiếu của bàn.
• Đếm bia bằng vỏ lon, vỏ chai. Lon rơi gầm bàn, bàn bên dọn nhầm, khách mang lon từ bàn khác sang — cuối buổi tính tiền dễ cãi nhau.
• Món đã ra nhưng chưa vào bill, hoặc ngược lại: khách trả món, bếp chưa làm, nhưng thu ngân vẫn tính.
• Bàn kéo thêm, khách đổi chỗ. Nhóm khách ghép thêm bàn, phiếu giấy của hai bàn lẫn vào nhau.
• Thu tiền lẫn lộn giữa tiền mặt và chuyển khoản, không ai đối chiếu cuối ca. Hai rủi ro hay gặp nhất là nhân viên đá bill và bill chuyển khoản giả.

Một ví dụ minh họa để thấy con số: quán 20 bàn, mỗi tối sót trung bình 3 lượt gọi thêm, mỗi lượt khoảng 60.000đ, là 180.000đ mỗi tối — khoảng 5,4 triệu đồng mỗi tháng nếu bán đủ 30 ngày. Con số ở quán anh chị có thể khác, nhưng gần như quán nhậu nào ghi order bằng giấy cũng có khoản này.

6 việc phần mềm quản lý quán nhậu phải làm được

Sáu việc này là phần lõi. Phần mềm thiếu một trong sáu thì quán vẫn phải ghi giấy song song, và lúc đó phần mềm chỉ làm tăng việc.

Những thứ quán nhỏ chưa cần ngay

• Thẻ thành viên, tích điểm. Khách nhậu quen chủ quán hơn quen thẻ.
• Kết nối app giao hàng. Quán nhậu bán mang đi ít, trừ món nướng và lẩu đặt trước.
• Quản lý kho đến từng gram nguyên liệu. Với quán dưới 20 bàn, đếm két bia và kiểm hàng tươi cuối mỗi ca bằng sổ hoặc Excel thường là đủ. Quán lớn, nhiều nhân viên thì nên chọn phần mềm có kho.

Khách tự gọi món bằng mã QR có hợp với quán nhậu?

Hợp nhất là ở lượt gọi thêm. Khi quán đông, khách không phải giơ tay gọi nhân viên mỗi lần thêm vài lon bia; khách quét mã QR trên bàn, bấm thêm món, đơn về thẳng màn hình bếp và quầy bia. Cả bàn cũng tự xem được đang ăn hết bao nhiêu, nên lúc tính tiền ít tranh cãi hơn.

Nhưng không nên bỏ hẳn nhân viên order:

• Khách lớn tuổi, khách quen vẫn thích gọi miệng.
• Bàn ngoài vỉa hè đôi khi sóng điện thoại yếu.
• Món theo cân (cá, ghẹ, tôm hùm) cần nhân viên cân và báo giá tại bàn.

Cách làm hợp lý: nhân viên vẫn order bằng điện thoại cho lượt đầu, mã QR để khách tự gọi thêm. Đọc thêm order tại bàn bằng mã QR là gì và xem menu QR gọi món của iMenu. Nếu chưa rõ nên làm loại menu điện tử nào, xem menu điện tử cho nhà hàng: các loại và chi phí.

Bỏ thuế khoán: quán nhậu cần số liệu doanh thu rõ hơn

Từ 01/01/2026, thuế khoán với hộ kinh doanh bị bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15; hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai theo doanh thu thực tế. Hộ kinh doanh ăn uống có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Quy định còn được hướng dẫn thêm, nên anh chị cần hỏi lại cơ quan thuế quản lý trực tiếp (tóm tắt của Thư Viện Pháp Luật).

Phần mềm order giúp quán có số liệu doanh thu từng ngày, từng phương thức thanh toán để kê khai cho đúng. Lưu ý: iMenu hiện chưa xuất hóa đơn điện tử; nếu quán thuộc diện bắt buộc, cần dùng thêm một dịch vụ hóa đơn điện tử riêng.

iMenu làm được gì cho quán nhậu, và chưa làm được gì

Làm được ở gói Cơ bản 0đ: nhân viên order tại bàn trên điện thoại hoặc máy tính bảng; mọi lượt gọi gom về một phiếu theo bàn; màn hình bếp sắp món theo thời gian, có ghi chú; đánh dấu còn món, hết món; theo dõi bàn trống, đang phục vụ, chờ thanh toán; in tạm tính, điều chỉnh món trả lại, thu tiền và lưu lịch sử; báo cáo doanh thu theo thời gian.

Gói Tiêu chuẩn 250.000đ/tháng thêm menu QR để khách tự gọi món và tự xem tạm tính, đặt bàn và tài khoản cho từng nhân viên. Gói Nâng cao 500.000đ/tháng thêm quản lý nhiều chi nhánh và bán mang đi online trả trước bằng VietQR. Tài khoản mới được dùng thử đầy đủ gói Nâng cao trong tháng đầu.

Chưa làm được: quản lý kho nguyên liệu và tự đếm két bia tồn; xuất hóa đơn điện tử; kết nối app giao hàng. Nếu quán anh chị cần kho chặt chẽ ngay từ đầu, xem bảng so sánh 8 phần mềm quản lý nhà hàng — một số phần mềm có sẵn phần kho nhưng tính phí theo từng chi nhánh.

Chọn theo quy mô quán

Quán anh chị bán kèm ăn sáng, cơm trưa hay nhận tiệc? Xem phần mềm order món chọn theo từng kiểu quán.

Triển khai trong một buổi chiều

1. Nhập thực đơn theo nhóm quen với quán nhậu: bia và nước, khai vị, gỏi, nướng, lẩu, món theo cân. Món theo cân nên đặt giá theo 100g hoặc theo phần để nhân viên chỉnh số lượng.
2. Tạo bàn theo đúng sơ đồ quán, kể cả bàn ngoài vỉa hè.
3. Tạo tài khoản nhân viên và in mã QR dán bàn.
4. Chạy thử một tối với 5 bàn gần quầy, vẫn ghi giấy song song.
5. Đối chiếu cuối ca: doanh thu trên phần mềm với tiền mặt trong két và tiền chuyển khoản trên app ngân hàng.

Khi đã chạy ổn, dùng số liệu bán hàng để tính lại giá vốn từng món — món nhậu bán chạy chưa chắc là món lãi.

Câu hỏi thường gặp

Có phần mềm quản lý quán nhậu miễn phí không?

Có. Gói Cơ bản của iMenu miễn phí không giới hạn thời gian, gồm order tại bàn, màn hình bếp, quản lý bàn, tạm tính, thanh toán và báo cáo doanh thu. Phần khách tự gọi món bằng QR thuộc gói Tiêu chuẩn 250.000đ/tháng.

Quán nhậu có cần mua máy POS không?

Không bắt buộc. iMenu chạy trên trình duyệt của điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính quán đang có. Nếu muốn in tạm tính bằng giấy thì mua thêm máy in bill.

Phần mềm có tự đếm số bia tồn kho không?

iMenu chưa có quản lý kho. Số bia đã bán theo từng ngày có trong lịch sử đơn hàng; quán vẫn cần đếm két tồn cuối ca để đối chiếu.

Khách gọi nhầm món qua mã QR thì xử lý thế nào?

Món khách gọi qua QR hiện ngay cho nhân viên và bếp. Món chưa làm hoặc khách trả lại được điều chỉnh khi tính tiền, có lưu lại lịch sử.

Quán ngoài vỉa hè, mạng yếu thì có dùng được không?

iMenu chạy trên Internet nên cần kết nối ổn định. Quán nên có wifi riêng cho nhân viên và 4G dự phòng trên máy thu ngân.

Anh chị muốn thử trên chính thực đơn của quán? Tạo tài khoản miễn phí — dùng thử đầy đủ gói Nâng cao trong tháng đầu, không cần thẻ thanh toán.